როგორ მოვახდინოთ ეფექტური კომუნიკაცია კლიენტებთან შვებულების დროს?

ეს პუნქტი მომიტანა სახლში მეგობართან საუბრის შემდეგ, რაც მას ბუღალტერთან ჰქონდა. მას შემდეგ, რაც მიიღო HMRC-დან შემაშფოთებელი წერილი, რომელიც სავსე იყო შეცდომებით და მოითხოვდა გადასახადებს, რომლებიც მან უკვე გააკეთა, მან სთხოვა თავისი ბუღალტერის დახმარება გარკვეული საჭირო დარწმუნებისთვის. მიუხედავად იმისა, რომ ბუღალტრულ ფირმასთან ყოველთვიურად 125 ფუნტი სტერლინგი დამატებული დღგ-ის მუდმივი შეთანხმება ჰქონდა, მისი თხოვნა დახმარების შესახებ, რომელიც ივლისის შუა რიცხვებში იყო გაგზავნილი, მოჰყვა ავტომატური პასუხით, რომელშიც მითითებული იყო, რომ გუნდი სასკოლო არდადეგებზე იყო და რამდენიმე დღეში უპასუხებდა. ამასობაში, მისი რეგულარული გადასახადი უშეცდომოდ მოვიდა. ექვსი სამუშაო დღე გავიდა მანამ, სანამ მან მიიღო მოკლე განახლება, "ჩვენ ამას განვიხილავთ" და შემდეგ დუმილი. ორი კვირის შემდეგ, დამატებითი ინფორმაციის გარეშე, მან კვლავ დარეკა მხოლოდ იმისთვის, რომ მიიღო კიდევ ერთი ავტომატური შეტყობინება, რომელშიც ნათქვამია, რომ ოფისი გაიხსნებოდა 30 აგვისტოს - ექვსკვირიანი სრული ლოდინი გადაწყვეტილების გარეშე. შესაბამისად, ჩემი მეგობარი ახლა ახალი ბუღალტერის ბაზარზეა.

საკომუნიკაციო რჩევები ბიზნესისთვის შვებულების დროს

1 წინასწარ გაფრთხილება

თუ თქვენი შვებულება წინასწარ დაგეგმეთ ან სულ ახლახან გადაწყვიტეთ გაქცევა, მნიშვნელოვანია აცნობოთ თქვენს გუნდს რაც შეიძლება ადრე. ორკვირიანი შვებულების გამოცხადების ბოლო მომენტამდე ლოდინი შეიძლება ზედმეტი სტრესისა და ტვირთის მიყენება იყოს თქვენს კოლეგებზე, რომლებსაც მოუწევთ თქვენი დავალებების მართვა თქვენი არყოფნისას. ადექვატური მომზადების დრო აუცილებელია ყველა მონაწილესთვის, განსაკუთრებით მათთვის, ვინც დამატებით სამუშაოს ახორციელებს ბიზნესის უწყვეტობის უზრუნველსაყოფად.

მიზანშეწონილია აცნობოთ თქვენს კოლეგებს გამგზავრებამდე სულ მცირე ერთი თვით ადრე, განსაკუთრებით თუ თქვენს ორგანიზაციაში მნიშვნელოვან როლს თამაშობთ. ყოველგვარი ზედამხედველობის თავიდან ასაცილებლად, დააყენეთ შეხსენებები თქვენი გუნდის განახლებისთვის შვებულებამდე კვირებში და დღეებში, რაც დაგეხმარებათ გლუვი გადასვლის უზრუნველსაყოფად და თავიდან აიცილოთ ნებისმიერი მოულოდნელი სიურპრიზი.

2 ვაკანსიების და ამოცანების დელეგირება

დარწმუნდით, რომ ყველა დეტალი ზედმიწევნით არის დაფარული. მოემზადეთ ყოვლისმომცველი ნებისმიერი სცენარისთვის, ვალდებულებისთვის ან პოტენციური საკითხისთვის, რომელიც შეიძლება წარმოიშვას. აიღეთ ინიციატივა კოლეგების შერჩევაში, უხელმძღვანელეთ მათ კონკრეტული როლების შესრულებაში და დახარჯეთ დრო მათ ყოვლისმომცველ ტრენინგში იმ ამოცანების შესახებ, რომლებსაც თქვენ ანდობთ. თუ ვინმე მონაწილეობს თქვენი კლიენტებთან ურთიერთობისთვის, აღჭურეთ ისინი ყველა საჭირო ინფორმაციით თითოეული კლიენტის უნიკალური მოთხოვნებისა და მოლოდინების შესახებ. თუ სხვა ადამიანი დროებით მართავს პროექტს, რომელსაც თქვენ ხელმძღვანელობთ, მიაწოდეთ მას ამომწურავი მიზნების ჩამონათვალი.

შექმენით ყოვლისმომცველი სახელმძღვანელო, სადაც დეტალურად იქნება აღწერილი ძირითადი ფაილების ადგილმდებარეობა, კონტაქტები სხვადასხვა პროექტებისთვის და საგანგებო სიტუაციების მართვის პროცედურები. მიზანია თავიდან აიცილოთ გადაუდებელი მოთხოვნების წყალდიდობა, რომელიც არღვევს თქვენს სიმშვიდეს შვებულების დროს. ფრთხილი მიდგომის მიღება უზრუნველყოფს თქვენი პასუხისმგებლობის საიმედო ხელში ჩაგდებას, რაც საშუალებას მოგცემთ სიმშვიდეს.

3 წინასწარ მოამზადეთ საკომუნიკაციო არხები

თუ შვებულების დროს ვერ შეწყვეტთ კლიენტებთან ურთიერთობას, დარწმუნდით, რომ ნებისმიერ ადგილას შეგიძლიათ მიიღოთ საჭირო წერილები და დოკუმენტები. ახლა არის კიდეც ა ფაქსი iPhone-დან: ფაქსის აპლიკაცია, რომელსაც შეუძლია შეცვალოს ფაქსის აპარატი. ამ ონლაინ ფაქსის თავისუფლად დამუშავება, მიღება და გაგზავნა შესაძლებელია სმარტფონიდან. თუ თქვენ გაქვთ ფაქსის აპლიკაცია და iPhone, თქვენ გაქვთ ყველაფერი, რაც გჭირდებათ დოკუმენტებთან მუშაობისთვის. ამ მაგალითის მსგავსად, თქვენ უნდა გაითვალისწინოთ კომუნიკაციის გეგმა კლიენტებთან კომუნიკაციის სხვა ტიპებთან.

4 შეადგინეთ სამუშაოზე დაბრუნების გეგმა

დასვენების შემდეგ ოფისში დაბრუნება ხშირად საშინელებაა. სავარაუდოდ, თქვენ შეხვდებით წაუკითხავი ელ. ფოსტის, ხმოვანი ფოსტის, შენიშვნების, განახლებების, გამოწვევების და გადაუდებელი მოთხოვნების ზვავს.

იმისათვის, რომ უფრო შეუფერხებლად დაუბრუნდეთ თქვენს სამუშაო პროცესს, გონივრული იქნება სტრატეგიის შემუშავება იმის შესახებ, თუ რა გელოდებათ შესვენების შემდეგ. იფიქრეთ გუნდის რამდენიმე წევრთან ბრიფინგის სესიის მოწყობაზე, რათა გაეცნოთ მნიშვნელოვან მოვლენებს თქვენი არყოფნის დროს. უპირატესობა მიანიჭეთ თქვენი შემოსულების ორგანიზებას, რათა პირველ რიგში ფოკუსირება მოახდინოთ ყველაზე კრიტიკულ წერილებზე. თქვენს გუნდთან გამჭვირვალე და ღია კომუნიკაციის შენარჩუნება გადამწყვეტია, რაც საშუალებას მოგცემთ ზედმიწევნით გაიგოთ განვითარებული მოვლენები და პროგრესი პროექტებსა თუ პასუხისმგებლობებზე, რომელთაგანაც არ იყოთ.

5 დააყენეთ ოფისის გარეთ ხმოვანი ფოსტა

დარწმუნდით, რომ ყველა ბაზა დაფარულია და საფუძვლიანად მოემზადეთ ყველა შესაძლო სცენარისთვის, ამოცანისა თუ კრიზისისთვის. ჩაერთეთ კოლეგებთან, გადაეცით მათ კონკრეტული მოვალეობები და ჩაატარეთ ყოვლისმომცველი ტრენინგი იმ დავალებების შესახებ, რომლებსაც მათ ანდობთ. თუ ვინმე წარმოგიდგენთ კლიენტთა შეხვედრებს, მიეცით მათ დეტალური ბრიფინგი კლიენტების უნიკალური მოთხოვნებისა და პრეფერენციების შესახებ. თუკი სხვა კოლეგა ახორციელებს პასუხისმგებლობას კონკრეტულ პროექტზე თქვენს არყოფნაში, მიაწოდეთ მათ ამომწურავი დავალება, სადაც დეტალურად იქნება აღწერილი ყველა დავალება, რომელიც უნდა დასრულდეს.

შექმენით ყოვლისმომცველი გზამკვლევი, სადაც დეტალურადაა აღწერილი მნიშვნელოვანი ფაილების ადგილსამყოფელი, სხვადასხვა პროექტების საკონტაქტო პუნქტები და საგანგებო სიტუაციების მართვის პროცედურები. მიზანია თავიდან აიცილოთ გადაუდებელი ელ.წერილების წყალდიდობა, რომელიც ხელს უშლის თქვენს სანაპიროზე დასვენებას. უფრო გონივრული იქნება სიფრთხილით შეცდეთ, დარწმუნდით, რომ თქვენი პროექტები კვალიფიციურ ხელშია გამგზავრებამდე.

დასკვნა

კლიენტების წინასწარ ინფორმირება თქვენი მიუწვდომლობის შესახებ გონივრული პრაქტიკაა. მაგალითად, როცა შვებულებაში ვარ წასული, ჩემმა რეგულარულმა კლიენტებმა უკვე იციან, რომ ვერ შეძლებენ ქოუჩინგის სესიების დანიშვნას ამ პერიოდში. მე დავაყენე ავტომატური ელფოსტის პასუხი მიღებული შეტყობინებების დასადასტურებლად, ოფისიდან გასვლის თარიღების მითითებით. ვისაც აქვს გადაუდებელი შეკითხვები, პასუხში შედის საკონტაქტო ნომერი. ამ ნომერზე გამოგზავნილი შეტყობინებები გამომიგზავნეს მესიჯში და მე ვალდებულებას ვპასუხობ 24 საათის განმავლობაში.